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香港公司在大陆参与诉讼需要提供什么资料,如何办理公证?

香港公司在内地参与民事诉讼,其诉讼文件的制作亦有其特殊的要求。根据法院要求,需要对香港公司主体资格和授权委托书办理香港公证。所需办理的文件一般包括:香港公司注册证书,商业登记证,周年申报表,董事会决议和授权委托书。因此目前司法实践中香港公司需要证明其实体资格可以提供以下文件:
 
1.公司在香港公司登记注册处办理的商业登记注册证明;
2.公司在香港公司登记注册处存档的公司名称证明(如公司名称发生过变化则必须提供);
3.公司在香港公司登记注册处存档的周年报表。
4.关于公司法定代表人证明,该文件的制作相对简单,可以参照内地公司的法定代表人证明进行制作。
5.授权文件,由于涉港案件属于涉外案件,因此在制作授权文件的时候应当十分严谨,尽可能将可以预见到而由有需要的授权内容全部写入授权文件中,且应采用罗列式的写法,将授权的内容和授权期限写得具体明确(可以根据委托合同所确定的代理期限在授权文件中明确注明授权期限为一审、二审、执行阶段),如果是特别授权则一定要将具体内容表述清楚,尽量避免使用概括性语言。
 
根据香港的有关法律规定,公司如需要在内地进行相关诉讼活动,该事项属于重大事项需经公司董事会开会通过,因此律师在代理香港公司进行诉讼的时候一并要香港公司出具相应的董事会决议。
 
香港注册的企业要在内地提起诉讼,法院要求香港企业不仅要提供主体资格的公证文书,还要求对起诉书(仲裁申请书)、授权委托书、法定代表人证明文件等进行公证。不像内地企业只要有注册登记证,起诉书上的印章推定事实。这样的公证文书只能由司法部指定的委托公证人出具,并加盖“中国法律服务(香港)有限公司中国委托公证人公证文书审核转递办公室”的印章才有效。
 
由香港的司法部任命的中国委托公证人办理公证,然后送中国法律服务(香港)有限公司办理加章转递手续。之后送到内地使用。在办理时要主要明确使用用途,办理完成会得到一正一副两份文件。
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