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会议安排

    香港公司都需要根据香港公司法委任公司秘书,公司秘书乃法定职位,其职务包括向公司注册处申报有关工地的结构、任何主要人事的变动及确保公司依法运作。秘书公司安排董事及股东会议,并准备会议记录。呈报法定报表,例如公司年报等。


目录

1.会议安排策划



会议安排策划

    会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。


2.会议安排注意事项



会议安排注意事项
     一、会议筹备
 
    (一)、会议资料准备注意事项:
    
    1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备。    
    
    2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。
 
    3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时,应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位,方便参会人员领取。
 
    4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与会议资料一同准备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员。
 
    (二)、会议通知注意事项:
 
    会议通知分为口头通知和书面通知,其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议,书面会议通知需注意以下几点:
 
    1、正式的书面会议通知应包含:简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
 
    2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员,如OA系统、电子邮箱、网站公布等,如有必要可另行电话通知参会人员。
 
    (三)、会议议程安排注意事项:
 
    1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程,将会议分为几项内容,如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。
 
    2、安排会议议程时应考虑到会议时间,尽量将会议时段安排在正常工作时段内,如9:00-11:00或者15:00-17:00,如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。
 
    (四)、会场布置注意事项:
 
    1、正式会议的会场应提前安排好,并在书面会议通知中告知参会人员。
 
    2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌,在会议开始前排好坐席及铭牌。
 
    3、对于安排好坐席的会场,应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。
 
    4、需要用到视频放映或者开视频会议时,要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。
 
    5、注意各项会场的环境因素,例如温度、灯光等,按照实际情况调整好。
 
    6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,以便于在会后做好会议总结工作。
 
    (五)、现场安排(人员入场时)注意事项:
 
    1、会议开始前在会场入口处设立接待处,准备好签到表,对参会人员签到。
 
    2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。
 
    二、会议中
 
    (一)会议记录注意事项:
 
    1、安排好专职的会议记录员,对参会人员的发言进行记录(特别是讨论性质的会议),记录内容会后留底。
 
    2、安排专人摄影(摄像、录音),会后留底。
 
    (二)会议服务注意事项:
 
    1、安排专人(会议组织人员或物业人员)负责茶水服务。
 
    2、举办大型会议或视频会议时,安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。
 
    (三)其他注意事项:
 
    1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。
 
    2、会议时间较长时,可适当安排中途休息时间。
 
    三、会议后(一)整理会议记录:
    
    1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录,进行备案。
    
    2、完成会议总结材料,材料内容应包括:会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。
    
    3、整理完成会议总结材料后报领导审批,将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。
 
    4、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

3.会议议程安排



会议议程安排

    一、会前第一项:会议筹备

 

    1、征集议案

 

    2、确定会议议程

 

    (1)标题

 

    (2)会议时间

 

    (3)会议地点

 

    (4)主持人

 

    (5)审议内容

 

    3、准备会议文件

 

    (1)总经理工作报告(本年度工作汇报/下年度经营计划)

 

    (2)本年度财务决算

 

    (3)下年度财务预算

 

    (4)准备的议题或报告

 

    二、会前第二项:会议通知

 

    1、短信告知

 

    2、文件通知

 

    3、会前提示

    

    三、会前第三项:会前检视

 

    1、修正会议议题

 

    2、资料装袋发放   

 

    3、清点参会人数(签到表)

 

    4、落实委托授权签字

 

    5、关注会议签字事项

 

    四、会中:审议及决议

 

    1、主持人

 

    2、审议事项及表决

 

    3、会议记录及签字

 

    4、书面意见收集及签字

 

    5、决议及签字

 

    (1)企业名称

 

    (2)开会时间

 

    (3)开会地点

 

    (4)参加人员

 

    (5)决议事项或内容:

 

    现经董事会一致同意,决定。即时生效。上述决议经下列董事签名作实。

 

    (6)签名顺序:董事长-副董事长-董事

 

    6、纪要及签字

 

    7、发放征集议案表格

 

    五、会后:开启新的循环

 

    1、补正资料

 

    2、发文

 

    3、报备及披露

 

    4、归档


4.会议安排计划书



会议安排计划书
    一、会议举办地点(由会议公司推介会议型酒店或由主办方指定酒店)
 
    二、会议时间: 20××年×月×日
 
    三、会议室安排:会议公司与主办方协商,按主办方要求办理(音响、多媒体、鲜花、水果、香烟、茶水)
 
    四、会议保障措施
 
    A :接站:如提前告知航班、火车次的客人,安排举姓名牌接站。
 
    如未告知行程的代表,会议公司安排全天候(两天)机场、车站举会议牌接站。
 
    接站负责人:××
 
    B :入住:由会议公司统一安排报到入住。
 
    会场负责人:××
 
    会议工作人员× 名(佩戴工作证)
 
    C :会议资料:由报到时统一领取。
 
    D :集体照:由会议主办方通知,会议公司安排时间。
 
    E :会议礼品、证件及通讯录制作:由会议主办方提出要求,会议公司负责执行。
 
    F :媒体、记者邀请:由会议主办方通知,会议公司安排。
 
    G :招待酒会、茶憩、点心、饮品及 VCD 制作:由会议公司安排。
 
    H :停车:由会议公司与酒店协调解决(费用由会议公司支付)。
 
    J :返程票务:由报到时会务组统一办理。
 
    K :会后考察线路:由会议公司旅游接待部安排。
 
    五、发票出具:由会议公司出具规范会议公司税务发票。
 
    六、会后服务:会议结束,会议主办撤出后,因事滞留客人由会议公司负责接待,直到离开为止。

5.会议议程安排需注意的问



会议议程安排需注意的问

    顺序要正确

 

    议程的先后顺序很重要,切不可前后倒置或杂乱无章。组织者会前要进行周到细致的安排,重要的议程还要事先进行排练和预演,防止出错。会议过程中如因组织不周出现差错或失误,轻则影响领导机关的威信,重则造成工作的被动或失误。

 

    多少要适度

 

    一次会议议程既不能安排过多,也不能太少。议程过多,因与会人员的精力和时间所限,可能议得不深不透,从而难以统一思想认识,议而不决,使会议收不到应有的效果,议程太少,会议过于松散,浪费时间。此外,还应考虑到会议的性质、内容、方法、目的和要求的不同。议程应逐项、逐段周密细致地安排,确保不错、不漏、不互相冲突。

 

    操作性要强

 

    议程是具体、详细、实际的活动内容。议程明确具体,与会人员才能集中精力围绕议程开展活动,发言讨论才能抓住中心和重点,才能避免不着边际离题万里。在具体安排上.要注意将同类性质的议题集中排列在一起,以便引起与会者的高度重视,起到深化、强化的作用,以便使会议讨论透彻。在时间上要把保密性强、涉及人员范围小的议题排在后面,以便无关人员届时退席.

 

    主次要分清

 

    当会议议程较多时,要注意分清主次轻重缓急。一般情况下,急需解决的、重要的问题,可安排在前面,一般性问题可放在后面。因为会议前期人们的精力比较充沛,议事效率较高,把重要的、急需解决的问题放在前面,便于集中精力研究解决。有时虽然有些议题很重要,但议决的难度较大,可按先易后难的原则,把它放在后面,而先议比较容易解决的问题,以提高议事效率。

 

    要留有余地

 

    做任何工作都要留有余地,以应付临时出现的各种情况,安排会议议程亦应注意这个问题。如果时间安排得过紧过满,一旦出现临时情况就无法应对。因此,时间安排要留有余地。



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